Non basta "avere un canale": il D.Lgs. 24/2023 e le Linee Guida ANAC fissano requisiti precisi su riservatezza, modalità di segnalazione, gestione e conservazione. Un canale che non li rispetta espone alle stesse sanzioni della mancata istituzione (fino a 50.000 euro).
Ecco la checklist dei requisiti, utile sia per chi deve attivare il canale sia per chi vuole verificare quello esistente.
Riservatezza garantita, anche con crittografia
Il canale deve garantire la riservatezza dell'identità del segnalante, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione. Le Linee Guida ANAC indicano espressamente il ricorso a strumenti di crittografia come misura adeguata. È il requisito che squalifica le soluzioni improvvisate: email e PEC transitano in chiaro su sistemi amministrati dall'IT aziendale, i moduli cartacei passano per il protocollo.
L'identità del segnalante può essere rivelata solo con il suo consenso espresso, salvo i casi previsti dalla legge (es. procedimenti penali).
Forma scritta e forma orale
Il canale deve consentire segnalazioni in forma scritta e orale. La forma orale può essere garantita tramite linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale o, su richiesta del segnalante, un incontro diretto. Una piattaforma con segnalazioni vocali integrate soddisfa il requisito senza dover attrezzare linee dedicate.
Gestione autonoma e formata
La gestione va affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo, con personale specificamente formato, oppure a un soggetto esterno anch'esso autonomo e formato. L'autonomia implica assenza di conflitti di interesse: il gestore non deve essere il potenziale destinatario delle segnalazioni né dipendere gerarchicamente da chi potrebbe esserlo.
Sul piano tecnico, la piattaforma deve segregare gli accessi: solo i gestori nominati devono poter leggere le segnalazioni — non l'IT, non i vertici, non gli altri utenti.
Tempi, tracciabilità e conservazione
La procedura deve rispettare tempi precisi e documentabili:
- Avviso di ricevimento al segnalante entro 7 giorni dalla segnalazione
- Dialogo con il segnalante ed eventuali richieste di integrazione
- Diligente seguito della segnalazione (istruttoria)
- Riscontro entro 3 mesi dall'avviso di ricevimento (o dalla scadenza dei 7 giorni)
- Conservazione della documentazione non oltre 5 anni dalla comunicazione dell'esito finale (art. 14)
Informativa e accessibilità
L'esistenza del canale, le modalità di utilizzo e i presupposti per le segnalazioni esterne devono essere esposti in modo chiaro nei luoghi di lavoro e pubblicati sul sito, in una sezione dedicata e accessibile anche a chi non frequenta le sedi (collaboratori, fornitori, candidati). Un portale raggiungibile da link pubblico, senza credenziali aziendali, soddisfa il requisito nel modo più semplice.