Ricevere le segnalazioni è metà del lavoro: l'altra metà è gestirle correttamente. Il D.Lgs. 24/2023 impone tempi precisi e una gestione diligente e documentata; ANAC sanziona le procedure non conformi come se il canale non esistesse.
Ecco il flusso di gestione passo per passo, dal punto di vista del gestore.
Fase 1 — Ricezione e presa in carico (entro 7 giorni)
Alla ricezione, il gestore rilascia al segnalante l'avviso di ricevimento entro 7 giorni. Verifica poi l'ammissibilità: la segnalazione rientra nel perimetro del decreto? È di competenza dell'ente? Se manifestamente estranea (es. lamentela personale), viene archiviata dandone conto; se incompleta, si chiedono integrazioni tramite il canale riservato.
In caso di conflitto di interessi — il gestore è coinvolto nei fatti — la pratica va riassegnata a un gestore supplente previsto dalla procedura.
Fase 2 — Istruttoria
Il gestore dà "diligente seguito" alla segnalazione: analizza i fatti, raccoglie documenti, ascolta le persone informate, mantenendo la massima riservatezza sull'identità del segnalante e della persona coinvolta. Il dialogo con il segnalante tramite chat riservata è spesso decisivo per ottenere dettagli e riscontri.
Buone pratiche di istruttoria:
- Pianificare le attività e verbalizzare ogni passaggio
- Coinvolgere altre funzioni solo per quanto strettamente necessario e senza rivelare la fonte
- Non anticipare nulla alla persona coinvolta finché non è necessario ai fini del contraddittorio
- Valutare misure conservative se c'è rischio di inquinamento probatorio
Fase 3 — Riscontro (entro 3 mesi)
Entro 3 mesi dall'avviso di ricevimento (o dalla scadenza dei 7 giorni), il gestore fornisce al segnalante il riscontro: le informazioni sul seguito dato o che si intende dare alla segnalazione. Non è necessario che l'istruttoria sia conclusa, ma il segnalante deve sapere che la pratica è attiva e come sta procedendo.
All'esito, la segnalazione si chiude con archiviazione motivata oppure con le azioni conseguenti: provvedimenti disciplinari, interventi organizzativi, denuncia all'autorità giudiziaria quando ne ricorrono i presupposti.
Fase 4 — Documentazione e conservazione
Ogni segnalazione e la relativa documentazione vanno conservate per il tempo necessario e comunque non oltre 5 anni dalla comunicazione dell'esito finale. Alla scadenza, i dati vanno cancellati. La tracciabilità completa del fascicolo — date, passaggi, comunicazioni — è ciò che dimostra la conformità della gestione in caso di verifica ANAC o di contenzioso.
Una piattaforma dedicata automatizza gli snodi critici: EasyWhistleblowing tiene lo scadenzario dei 7 giorni e dei 3 mesi con promemoria, traccia ogni passaggio del fascicolo e applica la retention automatica a norma dell'art. 14.