Il mercato dei software di whistleblowing è cresciuto rapidamente dopo il D.Lgs. 24/2023, con offerte che vanno da moduli improvvisati a suite enterprise da decine di migliaia di euro l'anno. Scegliere bene significa distinguere i requisiti di conformità — non negoziabili — dalle funzionalità accessorie.
Questa guida propone criteri oggettivi e una checklist di domande da porre a qualsiasi fornitore, EasyWhistleblowing incluso.
I requisiti non negoziabili
Prima di valutare prezzi e funzioni, verifica che la piattaforma soddisfi i requisiti di legge:
- Crittografia dei contenuti (in transito e a riposo) con accesso riservato ai soli gestori nominati
- Nessuna registrazione di IP o metadati che identifichino il segnalante
- Supporto alle segnalazioni anonime con canale di follow-up (codice di tracciamento e chat)
- Segnalazioni in forma scritta e orale (es. vocali)
- Gestione dei tempi di legge: avviso entro 7 giorni, riscontro entro 3 mesi
- Conservazione e cancellazione automatica a norma dell'art. 14 (max 5 anni dall'esito)
- Conformità GDPR: accordo ex art. 28, hosting UE, documentazione per la DPIA
I criteri di valutazione pratici
A parità di conformità, contano l'adozione e la gestione quotidiana. Valuta la semplicità per il segnalante (accesso da link senza credenziali, questionario guidato, mobile), la semplicità per il gestore (notifiche, scadenzari, fascicolo ordinato), la personalizzazione (logo, colori, questionario adattabile al settore) e l'assenza di dipendenza dall'IT: una piattaforma cloud che non richiede installazioni si attiva in giornata e non genera costi nascosti di manutenzione.
Per gruppi e consulenti, verifica il supporto multi-ambiente: ogni società obbligata deve avere il proprio canale segregato.
Il costo giusto
Per una PMI, un canale conforme non dovrebbe costare più di qualche centinaio di euro l'anno: diffida sia dei "gratis per sempre" (chi paga l'infrastruttura e la sicurezza?) sia dei preventivi enterprise per esigenze semplici. Verifica che il prezzo includa tutto — attivazione, aggiornamenti, utenti gestori — senza moduli a sorpresa. Come riferimento, EasyWhistleblowing parte da 490 €/anno per un ambiente completo.
Le domande da fare al fornitore
Prima di firmare, chiedi:
- Dove sono ospitati i dati e con quale crittografia? Chi può tecnicamente accedervi?
- Registrate indirizzi IP o altri dati che possano identificare il segnalante?
- Come gestite le scadenze dei 7 giorni e dei 3 mesi?
- Cosa succede ai dati alla scadenza dei termini di conservazione?
- Fornite l'accordo ex art. 28 GDPR e la documentazione per la nostra DPIA?
- Il prezzo è tutto incluso? Cosa costa aggiungere ambienti o gestori?